Markedsdialog i anskaffelsesprosesser: Hva er lov? Og hvordan gjennomføres denne?

Temaet i denne artikkelen er vinklet mot offentlig anskaffelser, men tipsene kan overføres til større anskaffelsesprosjekter i privat sektor.

Innkjøpere gjør ofte en kartlegging med brukerne før de lyser ut konkurransen, men når det gjelder å ha dialog med markedet er det mange som kvir seg. Leverandørene kan også være av den oppfatning at det er bedre å holde kortene tett til brystet, da de er redde for å ekskludere seg selv fra den kommende konkurransen ved å si for mye.

Det er likevel viktig å merke seg at det er fullt lovlig at ha dialog med markedet, så lenge leverandørene behandles likt og man ikke røper forretningshemmeligheter.

Hvorfor er markedsdialog viktig?

• Det gir mulighet for leverandørene til å fortelle om sine innovative prosjekter. Ved å bruke markedsdialog vil man finne eksisterende innovasjon og få mulighet til å ta i bruk disse, og eventuelt være med på å videreutvikle dette i innovative partnerskap. (Det kommer en egen artikkel i artikkelserien om dette senere).
• Behovene kan dekkes på en bedre, mer kostnadseffektiv og grønnere måte. Et skoleeksempel her er de førerløse brøytebilene på Gardermoen.
• Man kan vurdere hvilke krav som er hensiktsmessig og hvilke som ikke er det. Herunder særlig miljøkravene, og hvordan disse skal evalueres og følges opp i kontraktsperioden.
• Man kan også få og gi tilbakemelding på hva som kan stimulere til konkurranse, og hva som kan være unødvendig kostnadsdrivende.
• Videre kan leverandør og oppdragsgiver bli bedre kjent. Kanskje har en leverandør en forsyningskjede som gir betydelig lavere risiko i aktsomhetsvurderingen i henhold til åpenhetsloven.

Dialog i praksis

Oppdragsgivere kan samle interesserte bedrifter ved å sende ut invitasjon direkte eller gjennom sitt konkurransegjennomføringsverktøy. På slike arrangement får oppdragsgivere anledning til å samrå seg med potensielle leverandører under forberedelsene av en anskaffelse. Dette kan gjennomføres som en konferanse, der leverandørene samles, og/eller som én-til-én-møter.

En annen variant er å legge konkurransegrunnlaget ut på høring før kunngjøring, såkalt veiledende kunngjøring. I tillegg finnes anskaffelsesformer som innebærer løpende dialog med leverandører, for eksempel konkurransepreget dialog, førkommersielle anskaffelser og innovasjonspartnerskap.

Hva kan leverandører gjøre?

Hva kan din virksomhet gjøre dersom den sitter på innovasjon innenfor sin bransje, eller er i en utviklingsprosess av en slik anskaffelse? Det er ikke noe galt i å motivere en offentlig oppdragsgiver til å starte en markedsdialog. Så lenge oppdragsgiveren i ettertid sørger for at alle leverandører får tilgang til samme informasjon.

Det å gjøre en innkjøper oppmerksom på nyskapninger i markedet er innenfor lovverket, men å påvirke oppdragsgiveren til å spisse kravspesifikasjonen, slik at det i realiteten bare kan være én leverandør til å fylle kravene, er ikke greit. I slike tilfeller kan det føre til at leverandøren blir ekskludert fra konkurransen. Konkurranser som er lyst ut etter behov, og som stiller krav som flere kan etterkomme, unngår dette.

Vi oppfordrer leverandører til å følge med på Doffin, veiledende kunngjøringer, og sørge for gode relasjoner med sine potensielle oppdragsgivere.