Koronaloven: Gjennomføring av styremøter, generalforsamling og årsmøter
Gjennom våren er det tid for å gjennomføre generalforsamlinger og årsmøter. Det er som hovedregel lovpålagt å gjennomføre disse ved fysisk oppmøte, men det er nå gitt unntak fra disse reglene. Vi ser på hvordan vi nå kan gjennomføre slike møter.
Bakgrunn
I medhold av koronaloven § 2 ble det den 27. mars fastsatt midlertidige forskrifter om unntak fra saksbehandlingsreglene om fysisk møte i både aksjeselskaper/allmennaksjeselskaper, samvirkeforetak, stiftelser og selskaper i medhold av selskapsloven. Tilsvarende unntak ble gitt eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag ved forskrift av 8. april.
Formålet med forskriftene er å legge til rette for at saksbehandlingen i styret, generalforsamlingen eller andre selskapsorganer kan skje uten fysiske møter.
Merk at forskriftene bare gjelder så lenge koronaloven er gjeldende, noe som i første omgang er til 27. april. Koronaloven er imidlertid foreslått forlenget. Det er også å merke seg at generalforsamlinger, som det er innkalt til mens Koronaloven gjelder, kan avholdes i medhold av saksbehandlingsreglene slik de er beskrevet i forskriftene. Dette gjelder ikke for eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag.
Møtet uten fysisk deltakelse må gjennomføres på betryggende måte, noe som innebærer at alle aksjeeierne kan delta og stemme.
Krav til gjennomføring
Ved styremøter kan styrets leder beslutte gjennomføring uten fysisk møte. Dersom styrets leder ønsker å gjennomføre fysisk møte, vil unntaksforskriftene uansett gi styremedlemmene, daglig leder og ev. revisor rett til å delta uten fysisk tilstedeværelse. Det forutsettes at alle styremedlemmer så vidt mulig gis anledning til å delta i møtet, noe som innebærer at det må benyttes løsninger som styremedlemmene har tilgang til eller lett kan skaffe seg. Om nødvendig kan det kreves at selskapet utstyrer styremedlemmene med nødvendig utstyr. Gjennomføringen må skje på betryggende måte. Hva som er betryggende varierer med sakens art og selskapets karakter, men det kreves at alle styremedlemmene får tilgang på relevant saksinformasjon og at det er muligheter for meningsutveksling forut for at vedtak treffes.
Ved generalforsamlinger kan styret beslutte at møtet holdes helt eller delvis uten fysisk møte. I forskriften om eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag fremgår det direkte at ingen seksjons- eller andelseiere kan kreve at møtet avholdes fysisk. Selv om det ikke står eksplisitt i forskriftene, må det antas at dette også må gjelder for generalforsamlingene i aksjeselskapene m.m. Dersom alle deltakerne ønsker fysisk møte kan neppe styret overstyre deltakernes ønske om slik gjennomføring. Møtet uten fysisk deltakelse må gjennomføres på betryggende måte, noe som innebærer at alle aksjeeierne kan delta og stemme. Det er stor variasjon i antall deltakere på generalforsamlinger så hva som er betryggende vil variere. Det er gitt en åpning for at det kan gjennomføres forhåndsstemming uten at det er vedtektsfestet en slik rett.
Frist for gjennomføring av generalforsamling
Etter aksjeloven, allmennaksjeloven og samvirkelova er den absolutte fristen for å holde ordinær generalforsamling/årsmøte seks måneder etter regnskapsårets slutt, altså 30. juni. Dette er foreløpig ikke endret, men mange selskap har imidlertid fastsatt kortere frister i vedtektene. Det er nå gitt en midlertidig forskrift (8.april) som gir styret i selskapene rett til å bestemme at fristen skal følge de ordinære lovbestemte fristene uavhengig av hva som fremgår av vedtektene.
Lykke til med gjennomføringen av generalforsamlinger og årsmøter og ta kontakt med vårt kontor dersom det er behov for nærmere bistand ved avviklingen av møtene eller dersom det oppstår konkrete problemstillinger som det ønskes nærmere avklaringer på.