Endringer i foretakslovgivningen - Likestilling av fysiske og digitale møter
Nye permanente regler om adgang til bruk av elektroniske møter trådte i kraft 1. juni 2021. Endringene innebærer at foretakslovgivningen legger til rette for økt bruk av elektroniske møter i foretak ved at fysiske og digitale møter likestilles. Dette gjelder for generalforsamlingsmøter, bedriftsforsamlingsmøter, stiftelser, samvirkeforetak og ansvarlige selskaper. Ved å likestille de to møteformene vil eventuell rett til å kreve møte ikke lenger gi rett til å kreve et fysisk møte, med mindre det følger av loven. Foretakene gis således frihet til å velge den møteformen som ansees mest hensiktsmessig. Endringene er en god nyhet for næringslivet som har etterlyst en modernisering av reglene for elektroniske møter.
Styremøter i aksjeselskaper
For styremøter gjelder følgende:
- Hovedregelen i aksjeloven er at styremøter skal holdes som fysisk møte, men de tidligere reglene åpnet også for at saker kan forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte. De nye reglene vil på dette punkt ikke innebære noen stor realitetsendring.
- Ifølge departementet vil elektroniske styremøter kunne bidra til forenkling og effektivisering av selskapsstyringen, og reduserer administrative kostnader knyttet til styremøtene.
- Departementet mener videre at selskapene selv er nærmest til å ta stilling til hvordan styremøtene skal gjennomføres. Regelen om at det er styrets leder som bestemmer saksbehandlingen i styret er videreført.
Generalforsamling i aksjeselskaper
For generalforsamling gjelder følgende:
- Det stilles ikke krav til en bestemt møteform og det er fortsatt adgang til å holde generalforsamling uten møte (fysisk eller elektronisk).
- Dersom generalforsamlingen avholdes som fysisk møte har aksjonærene likevel rett til å delta elektronisk med mindre styret finner at det er saklig grunn for å nekte.
- Dersom generalforsamlingen holdes som fysisk møte (helt eller delvis), må styreleder og daglig leder delta fysisk, med mindre samtlige aksjonærer samtykker til at de deltar elektronisk. Den som åpner møtet og møteleder må delta fysisk.
- Dersom generalforsamlingen holdes som elektronisk møte, er det styrets plikt til å sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Det innebærer blant annet at systemet for elektronisk deltakelse må være driftssikkert, slik at generalforsamlingen ikke må avbrytes, eller at deltakerne faller ut på grunn av tekniske feil i systemet.
- Generalforsamlingsprotokollen skal angi møtetidspunkt og møteform.
Vi vil anbefale at selskapene tar en vurdering på hvordan det er mest hensiktsmessig å gjennomføre sine møter, samt gjennomgå vedtekter og eventuelt oppdatere styreinstruks. Vi yter rådgivning innenfor alle sider av virksomhetsstyringen. Ta gjerne kontakt med oss for en uformell prat.